Integriertes Sales & Operations Planning bei KUKA

Ob beim Schweißen, in der Gießerei, beim Lasern oder Palettieren – die Roboter der KUKA Roboter GmbH verbessern die komplette Produktionskette vom Einsatz im Presswerk bis hin zur Lackierung und Endmontage. In vielen Branchen haben die flexiblen Helfer der Unternehmensgruppe Einzug gehalten – insbesondere in den Bereichen Lebensmittel, Kunststoff, Metallverarbeitung, Gießerei, Elektronik, Medizintechnik oder Entertainment.

Die Herausforderung
Um auf Wachstumskurs zu bleiben, braucht es nicht nur innovative Produktentwicklungen, sondern auch eine gute Planung. Hier sah KUKA Optimierungspotential, wie Axel Flechtenmacher, Director Global Planning & Logistics bei KUKA bestätigt. „Wir wollen kontrolliert wachsen – und das erfordert eine sehr genaue Expansionssteuerung auf Basis einer durchgängigen Planung, in die alle notwendigen Fachabteilungen und Vertriebsgesellschaften einbezogen sind. Unser Ziel war daher die Festlegung eines unternehmensweit durchgängigen, monatlich durchgeführten, rollierenden Planungsprozesses“.

Auch die Planungsorganisation wollte KUKA modifizieren: Künftig sollte Planung dezentral im Gegenstromverfahren erfolgen sowie Workflows und Freigabehierarchien eingeführt werden.

Bisher planten die Fachbereiche isoliert und ausschließlich mit Excel. „Jeder Bereich füllte auf Basis der eigenen Daten eine Exceltabelle aus, reichte diese ein und daraus wurde die Planung aufwändig und ohne valide, konsolidierte Datengrundlage zusammengepuzzelt“, so Flechtenmacher.

„Zur Unterstützung des angestrebten integrierten Sales & Operations Planning Prozesses wollten wir ein System einführen, über das der gesamte Prozess von der strategischen Planung über die Finanz- und Vertriebs- bis hin zur Produktionsplanung abgebildet wird“, erläutert Sebastian Brand, Head of Sales and Service Controlling, KUKA Roboter GmbH. „Ziel war es, den Abteilungen Controlling, Sales und Supply eine strukturierte, gemeinsame Datenbasis sowie entsprechende Eingabe- und Auswertungsfunktionen bereitzustellen, mit der sich sämtliche Planungs- und Analyseanforderungen der jeweiligen Fachabteilung abdecken lassen.“

Im Controlling sollte das neue Tool für die Erstellung des jährlichen Forecasts zum Jahresende, einer monatlich rollierenden Quartals-Vorschau und zur Budgetierung für die nächsten drei Jahre zum Einsatz kommen. „Dem lokalen Management sollte es möglich sein, die Eingaben direkt in den Gesellschaften zu plausibilisieren – also zum Beispiel abzubilden, wie sich Auftragseingang und Umsatzerwartung im Vergleich zu den Vorjahren entwickelt haben oder wie die Preisentwicklung nach Produktfamilien und Branchen aussieht“, präzisiert Brand.

Bei den Abteilungen Sales und Supply Chain Management soll das S&OP-System für die Erstellung eines auf der Vertriebsplanung aufbauenden Demand- und Master-Plans für die nächsten 12-18 Monate eingesetzt werden. „Bislang haben wir dazu SAP ERP eingesetzt. Aber diese Planungslösung ist für uns einfach nicht modern genug und bringt mehr Aufwand als Arbeitserleichterung“, erläutert Christina Stark, Global Demand Management bei KUKA. „Die Eingabe- und Auswertungsmöglichkeiten waren zu zeitaufwendig und kompliziert. Wir wollten zum Beispiel die Vertriebs- und Demand Planung hinsichtlich Key Customer, geplantem Produktmix sowie weiteren Details plausibilisieren.“ Außerdem sollten Produktionskapazitäten und Vergangenheitswerte in die Planung integrierbar sein.

Die Lösung
„Auf der Suche nach dem richtigen Werkzeug und Partner haben wir so ziemlich alles evaluiert, was der Markt an standardisierten Planungslösungen zu bieten hatte“, berichtet Axel Flechtenmacher. “Dabei wurde uns schnell klar, dass unsere Anforderungen für Standardplanungsprodukte zu spezifisch sind, da wir zum Beispiel großen Wert auf analytische Funktionen gelegt haben. Schließlich sind wir darauf gekommen, dass diesen Anforderungen eigentlich nur ein Business Intelligence Tool gerecht werden kann, das über Planungsfunktionen verfügt.“

Die Wahl des Werkzeugs war für KUKA aber nicht nur eine Sache der Funktion, wie Flechtenmacher betont. „Uns war auch der Partner dahinter wichtig. Und hier hat uns Board absolut überzeugt, da sie sehr schnell Zeit eine Lösung für die von uns vorgegebenen Cases entwickelt haben.“ „Innerhalb kürzester Zeit hat Board die aus unserer Sicht beste Lösung erarbeitet und sehr professionell präsentiert. Außerdem haben sie gezeigt, dass sie dieses Projekt unbedingt für uns realisieren wollen“, so Flechtenmacher weiter.

Gelegenheit, in der Praxis zu zeigen, dass nicht nur der Wille, sondern auch das Können vorhanden ist, hatte Board laut Flechtenmacher reichlich: „Der Startschuss für das Projekt fiel Juni 2012. Bereits im Herbst wollten wir unsere Budgetplanung – sicherlich die herausforderndste Planung für jedes Unternehmen – mit dem neuen Tool umsetzen. Die Budgetplanung konnte planmäßig in den Livebetrieb gehen – mit spürbarem  Nutzen für das Controlling, wie Brand bestätigt: “Früher wurden Excel-Tabellen in verschiedensten Versionsständen durch die Welt geschickt – mit den Problematiken, dass diese Versionsstände nicht mehr up-to-date und nur schwer zu aggregieren waren. Jetzt sind die Zahlen einfach da – in einem System, auf einer Basis. Wir haben erstmals einen echten Workflow.“

Zusammen mit der Eingabemaske für die Planung wurde den Vertriebsgesellschaften ein vordefiniertes Reporting zur Verfügung gestellt. Mit dessen Hilfe können die Gesellschaften ihre Dateneingaben direkt plausibilisieren und die Planungszahlen komfortabel mit den hinterlegten historischen Daten abgleichen. Über alle Freigabestufen hat das Controlling dabei die Möglichkeit, den Status der Planung nachzuverfolgen bzw. festzustellen, an welcher Genehmigungsstufe sich die Planung gerade befindet. Des Weiteren kann das Controlling die einzelnen bereits geplanten Planungsobjekte direkt nach Eingabe einsehen und auswerten.

In einem weiteren Schritt wurde der Demand-und-Master-Plan umgesetzt. Die Vertriebsplanung kann nach Validierung der Werte in die Demand Planung übernommen werden. Dort wird diese noch detaillierter weitergeplant, einem Produktionswerk zugeordnet und mit den verfügbaren Produktionskapazitäten abgeglichen. Dadurch entsteht der sogenannte Master Plan, der als Basis für die Materialbeschaffung und Kapazitätsplanung dient.

In weiteren Teilprojekten wurden eine integrierte Finanzplanung sowie die Personalplanung in Board abgebildet. Bereits in Arbeit ist die Umsetzung der Beschaffungsplanung. Im laufenden Betrieb finden derzeit weitere Optimierungen des Reportings sowie der Usability des Tools für die Benutzer statt. Eingesetzt wird das Planungstool heute in allen 30 Vertriebsgesellschaften der KUKA Roboter GmbH in Deutschland, Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika.

Der Kundennutzen
„Wir verfügen heute über einen standardisierten und ressourcensparenden Planungsprozess, der mit der Unternehmensstrategie abgeglichen ist“, so Flechtenmacher. Der weltweit einheitliche Board-gestützte Workflow ermöglicht es KUKA Roboter, zu jedem Planungszeitpunkt einen Zwischenstand der Planungsergebnisse zu bekommen und zu identifizieren, welche Planungsschritte bereits erfolgt sind. Die Planungsqualität, -genauigkeit und -transparenz haben sich deutlich erhöht, während sich der Arbeitsaufwand insbesondere für das Controlling reduziert hat.

„Korrekturen lassen sich direkt im System vornehmen und werden automatisch übernommen. Auch Anpassungen in den verschiedenen Reports erfolgen automatisiert“, führt Flechtenmacher aus. „Diese Flexibilität ist nicht zuletzt aufgrund der Herausforderungen, die die jüngsten Entwicklungen in der Automobilbranche mit sich bringen, Gold wert.“

„Das Sales Management in den Vertriebseinheiten hat jetzt die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter durch effektive Prozesse und Tools auszusteuern“, ergänzt Sebastian Brand. „Darüber hinaus können wir einen viel höheren Detailierungsgrad der Vertriebsplanung abbilden.“ Dabei profitieren die Roboter-Experten von einer unternehmensweit einheitlichen Datenbasis. Mehrfachabfragen der Tochtergesellschaften durch die verschiedenen Fachabteilungen werden so vermieden.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Durch die Zusammenarbeit der verschiedenen Fachabteilungen im Rahmen der Erstellung der Planungsmaske fanden automatisch ein intensiver gegenseitiger Austausch sowie eine enge Zusammenarbeit statt. „Das ist für uns ein sehr großer Fortschritt“, betont Flechtenmacher. „In der Vergangenheit fanden Planungen weitest gehend isoliert statt, jetzt ist daraus echtes Teamwork geworden.“